Privacyverklaring

 

Algemeen

Dit is de privacyverklaring van advocatenkantoor bit.legal.

Welke persoonsgegevens verwerkt bit.legal?

Samengevat verwerkt bit.legal de volgende soorten persoonsgegevens:

• Contactgegevens van opdrachtgevers en bij hen werkzame contactpersonen zoals naam, adres, email-adres, telefoonnummer;
• Persoonsgegevens in de zaakdossiers;
• Contactgegevens van andere contactpersonen, zoals leveranciers of bij hen werkzame personen;
• Persoonsgegevens in correspondentie, zoals via email, per post of via social media;
• Gegevens die via de website worden verwerkt via het contactformulier.

De volgende persoonsgegevens kunnen worden verkregen uit andere bronnen:

• persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare zakelijke social media platforms zoals LinkedIn en Twitter, e.e.a. voor zover dat noodzakelijk is voor het gebruik van het social media platform, het uitwisselen van berichten met betrokkenen of ten behoeve van het zaakdossier;
• persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster;
• persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites.

Waarvoor worden de persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Voor het aangaan van de overeenkomst met de opdrachtgever;
• uitvoeren van de opdracht met de opdrachtgever waaronder de behartiging van de belangen van de opdrachtgever.
• Om de zaak te kunnen behandelen, zowel in als buiten rechte, en een dossier bij te kunnen houden.
• De gegevens worden gebruikt voor facturatie van de verleende diensten en voor het verwerken van aan bit.legal gefactureerde diensten.
• Om te kunnen corresponderen en contacten te kunnen onderhouden met contactpersonen.
• In verband met de uitvoering van overeenkomsten met leveranciers en het bijhouden van een administratie in verband daarmee.
• Om de opdrachtgevers en hun contactpersonen in te schrijven in het zaaksysteem en CRM-systeem;
• Voor het verzenden van nieuwsbrieven (over gelijksoortige producten of diensten), updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.

Rechtsgronden van de verwerking

De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgronden:

• Omdat dit noodzakelijk voor het treffen van precontractuele maatregelen en/of uitvoeren van de opdracht met opdrachtgevers of leveranciers.
• Om uitvoering te geven aan wettelijke verplichtingen, waaronder de verplichting om een dossier aan te leggen, indien van toepassing, (bestuurders van) opdrachtgevers te identificeren, en om een (financiële) administratie bij te houden.
• Omdat dit noodzakelijk is voor gerechtvaardigde belangen van bit.legal: ten behoeve van de praktijkuitoefening, waaronder het onderhouden van contacten en een commerciële relatie met opdrachtgevers en leveranciers en het behandelen van de zaak.
• Indien noodzakelijk kan uw toestemming worden gevraagd.

Verwerkers

Voor het verwerken van de persoonsgegevens worden dienstverleners (verwerkers) ingeschakeld die uitsluitend in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. bit.legal werkt met dienstverleners die zaakdossiers en andere (financiële) administratieve gegevens opslaan, die het zaaksysteem en CRM-systeem host en die (email) hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van de systemen.

Persoonsgegevens delen met derden

Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen die geen verwerkers zijn.

Dat kan – afhankelijk van de omstandigheden van het geval – noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij (ontvangers kunnen dan zijn deurwaarders, de wederpartij, diens raadsman of -vrouw of de instantie waar wordt geprocedeerd) of het onderhandelen over een overeenkomst (ontvangers kunnen dan zijn de wederpartij en diens raadslieden).

Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens met derden worden gedeeld, zoals bij het melden van ongebruikelijke transacties of het inzage geven aan de Orde van Advocaten ten behoeve van controles.

Het kan ook zijn dat een rechterlijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.

Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Doorgifte naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Het kan echter in incidentele gevallen in het kader van een juridische procedure of ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst waarbij u partij bent noodzakelijk zijn om uw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de EER. 

Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is (i) voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden of (ii) om te voldoen aan een wettelijke plicht. De Orde van Advocaten adviseert een bewaartermijn van 20 jaar voor gegevens in de zaakdossiers. Andere gegevens die noodzakelijk zijn in verband met bewijs van de uitgevoerde opdracht worden als uitgangspunt 5 jaar bewaard.

Indien u vragen hebt over uw persoonsgegevens

U kunt op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens. Zo hebt u het recht op inzage, rectificatie, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens.U kunt zich ook altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

In sommige gevallen heeft bit.legal het recht een verzoek al dan niet deels af te wijzen, bijvoorbeeld een verzoek van een wederpartij om gegevens uit het dossier in te zien of te verwijderen. U zult hier tijdig van op de hoogte worden gebracht.

Als u vragen hebt over hoe met uw persoonsgegevens wordt omgaan, of een verzoek wilt indienen met betrekking tot uw persoonsgegevens dan kunt u contact met opnemen door een mail te sturen naar bieneke.braat@bitlegal.nl.

Veranderingen van deze privacyverklaring

Wanneer deze privacyverklaring worden aangepast en het gaat om belangrijke veranderingen zult u hier van op de hoogte worden gebracht, bijvoorbeeld door middel van een melding op de website of het versturen van een email.

Februari 2022